Ein landwirtschaftlicher Betrieb hat Einnahmen, aber auch eine Menge Ausgaben. So flattern in großer Regelmäßigkeit Rechnungen ins Haus, die – das ist die eine Seite – bezahlt werden müssen, die aber auch steuerlichgeltend gemacht werden können - das ist die andere Seite. Also werden sie gesammelt und ausgedruckt, bis sich der Landwirt am Ende eines Quartals durch eine Ablage voller Zettel wühlen muss.
Es geht aber auch anders, nämlich mit Summax, dem digitalen Archiv. „Es eignet sich für alle, die einen Betrieb führen, nicht nur für Landwirte“, sagt Ina Iwersen vom LHN, die wie ihre Kolleginnen Kirsten Petersen und Maja Klein Wassink als Buchführungsassistentin mit Summax arbeitet.
Kommt eine Rechnung digital, kann der LHN-Kunde sie gleich an Summax weiterleiten.
Das digitale Archiv ordnet sie ein; das regelmäßige kurze Weiterleiten erspart das Sortieren der Belege und außerdem Papier, Druckerpatronen und Porto.
Läuft die Buchhaltung des Betriebes über den LHN, arbeitet Summax mit der entsprechenden Software des LHN zusammen, was für einen besseren Workflow sorgt.
Im digitalen Archiv ist aber nicht nur Platz für Rechnungen, auch Arbeitspläne lassen sich dort speichern, wie beispielsweise solche über die Verwendung von Pflanzenschutzmitteln oder die Feldnutzung.
Platz findet im Archiv alles, was wichtig istund aufbewahrt werden muss, etwa Arbeitsverträge, und auch für das eigene Fotoarchiv gibt es Raum.
Wichtig: Der Kunde entscheidet, zu welchen Daten die LHN-Mitarbeiter Zugang erhalten. „Es ist ein klasse System“, sagt Ina Iwersen. Sie ist sich sicher:
„Das digitale Archiv ist der richtige Weg.“
